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你在管理一个项目,该项目开发一种以大豆为原料,不含乳糖,富含镁的高营养饮料。该产品针对的是 50岁以上的用户。你最近听说你的客户将你们的项目进度报告称为“汉莫拉比法典”,因为它们看起来 是用象形文字书写的,只有埃及人才能读懂。这种情况可以通过以下哪种方法避免?
A. 在项目开始的时候就通知客户报告将采用的形式
B. 运用风险管理技术识别来自客户方面的风险
C. 雇佣一名专业报告撰写人员准备标准化的报告
D. 进行沟通计划
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典型的信息流有问题,信息的语言、格式等等存在问题。P377页。

正确答案是:D: 进行沟通计划。

专业分析:

在项目管理中,沟通计划是确保所有利益相关者(包括客户)能够清晰、准确地理解项目进展的关键步骤。有效的沟通计划包括确定信息需求、沟通渠道、沟通频率和责任人等要素,以确保信息的传递是透明且易于理解的。

选择D的理由如下:

1. **明确需求**:沟通计划有助于明确客户的信息需求和期望,确保报告的格式和内容符合客户的理解和使用习惯。

2. **定制化沟通**:通过沟通计划,可以根据不同客户的需求和偏好,定制化报告的格式和语言,使其更易于理解。

3. **反馈机制**:沟通计划通常包括建立反馈机制,允许客户提供意见和建议,从而不断改进报告的质量和可读性。

4. **预防误解**:有效的沟通计划能够预防由于信息不对称或沟通不畅导致的误解或冲突。

其他选项的分析:

- A: 在项目开始时通知客户报告形式固然重要,但这只是单向的信息传递,无法确保客户的理解和接受。

- B: 风险管理技术可以识别潜在风险,但具体到报告的可读性问题,更需要的是有效的沟通策略。

- C: 雇佣专业报告撰写人员可以提高报告质量,但如果没有沟通计划,仍可能无法满足客户的具体需求和偏好。

综上所述,进行沟通计划是最佳选择,因为它能够系统性地解决客户对项目进度报告的理解问题,并持续改善报告的质量。