两名相关方需要接收的信息在“项目报告”中有提供,而这两名相关方确定应该接收这些报告,但实际上又没有收到任何信息。说明接收报告的环节可能有规划上的疏漏,比如在沟通管理计划中没有列明该报告是需要沟通的信息,或者没有列明相关方有需要查阅该报告的沟通需求等。所以需要审查并更新沟通管理计划,将该两名相关方的沟通需求,需要沟通的信息等内容更新进去,之后日常实施就会根据计划将报告传达给他们。
在这种情况下,项目经理面临的问题是项目组合经理和项目总监虽然被识别为接收项目报告的相关方,但他们仍然抱怨缺少制定决策所需的基本项目信息。这表明可能存在沟通不畅或信息传递不充分的问题。让我们分析各个选项:
A: 审查和更新项目报告。
这个选项关注的是项目报告本身,可能需要确保报告的内容包含所有相关方需要的信息。然而,问题可能并不在于报告的内容,而是在于信息传递的方式或频率。
B: 审查并更新相关方登记册。
这个选项涉及对相关方的识别和分析。虽然这可能是一个长期的解决方案,但在此情境下,相关方已经被识别为接收报告的人,问题可能并不在于相关方登记册需要更新。
C: 向两名项目相关方发送一封电子邮件,附上最新项目报告。
这个选项是一个短期的解决方案,可能会解决当前的信息缺失问题,但并不能确保未来不会再次发生类似问题。
D: 审查并更新沟通管理计划。
这个选项最有可能解决根本问题。沟通管理计划包括信息的传递方式、频率、格式以及负责传递信息的人。通过审查和更新沟通管理计划,项目经理可以确保信息传递的方式和内容满足相关方的需求,从而避免未来出现类似问题。
综合考虑,正确答案是D: 审查并更新沟通管理计划。这将有助于确保所有相关方在需要时能够获得他们所需的项目信息,从而支持其决策过程。