要确保未来的项目中不会发生这种情况，需要形成经验教训或组织过程资产类，供未来的项目参考。

对于一个项目团队，尤其是分布在不同国家的团队，沟通的效率和效果是至关重要的。每种沟通方式都有其优缺点，以下是对每个选项的分析：

A: 内部网站、知识库和经验教训数据库
这些工具对于存储和分享信息非常有用，尤其是当需要长期保存和检索信息时。然而，它们主要是用于信息的存储和异步分享，而不是实时沟通。因此，它们在审查大量信息时可以作为辅助工具，但不是主要的沟通手段。

B: 即时通讯（IM）和会议
即时通讯工具可以提供快速的沟通方式，适合处理紧急问题和进行快速讨论。会议，包括面对面或远程会议，适合进行详细的讨论和决策。然而，仅依靠即时通讯可能会导致信息的碎片化，会议则可能因时差而难以协调。

C: 视频会议和电话会议
这两种方式能够提供面对面的交流体验，有助于增强团队成员之间的理解和信任。视频会议尤其适合需要讨论大量信息并需要视觉辅助的场合。电话会议则更适合在视频不方便时使用。然而，这些方式可能会受到时差和技术限制的影响。

D: 电子邮件、信件和备忘录
电子邮件是异步沟通的有效方式，适合于详细信息的传达和记录。然而，它可能不适合需要快速响应的场合。信件和备忘录在现代项目管理中使用较少，主要用于正式的沟通。

综合考虑，最佳答案是 **C: 视频会议和电话会议**。这些方式能够在不同国家的团队成员之间提供高效的实时沟通，适合审查大量信息，并且可以在需要时结合其他工具如即时通讯和电子邮件进行补充。视频会议特别有助于复杂问题的讨论和解决。