B是在正式走变更流程前要做的事情，了解变更的具体内容（或原因），告知潜在影响，避免不不要的变更。另外还说了，采取适当的措施，即遵守变更流程，比较完整。

在这种情况下，项目经理无法找到采购订单或收据，这表明在项目的采购管理或文档管理方面可能存在问题。为了防止这种情况再次发生，项目需要有一个机制来确保所有采购相关的文件都被正确记录和存储。

A: 审计 - 审计是一种系统的、独立的检查过程，用于验证财务报告和操作是否符合既定标准和法规。审计可以帮助识别和纠正项目管理过程中的缺陷，包括文档管理问题。因此，定期的审计可以有效防止类似问题的再次发生。

B: 检查 - 检查通常是指对产品、服务或过程的具体评估，以确保其符合规定的标准或要求。虽然检查可以用于验证采购订单和收据的存在，但它通常是一个更直接的操作，而不是一个预防性措施。

C: 数据分析 - 数据分析涉及对数据进行系统的计算和评估，以便从中得出有意义的信息。虽然数据分析可以用于识别趋势或异常，但它不是直接用于确保文档存在的工具。

D: 风险管理 - 风险管理涉及识别、评估和优先处理项目中的风险。虽然风险管理可以帮助识别和缓解潜在的文档管理问题，但它更侧重于事前识别潜在问题，而不是事后的验证和纠正。

综上所述，选项A: 审计是最合适的选择，因为定期的审计可以帮助确保所有采购文件都被正确记录和存储，从而防止类似问题的再次发生。