典型的沟通规划问题，审查沟通管理计划。

在这种情况下，项目经理需要为新团队成员清晰地说明项目角色和职责。为此，更新或准备合适的文件是至关重要的。

A: 人员配备管理计划 - 这个文件详细描述了项目中人员的获取、发展和管理策略，包括角色和职责的定义、培训计划以及人员的考核标准。更新这个文件可以帮助新成员了解他们在项目中的角色和职责。

B: 组织图 - 组织图展示了项目团队的结构和各个成员的层级关系。虽然可以帮助新成员了解团队的结构，但它通常不包括详细的职责说明。

C: 项目章程 - 项目章程是项目启动阶段的高层次文件，定义了项目的目标、范围和主要利益相关者。它不详细描述具体的项目角色和职责。

D: 责任分配矩阵（RAM） - RAM是一种图表工具，用于分配项目活动或任务的责任。它清晰地展示了每个团队成员在特定任务中的责任（如负责、协助、咨询等）。

在这个场景中，更新或准备责任分配矩阵（RAM）是最合适的选择。因为RAM能够详细、清晰地说明每个团队成员在项目中具体的角色和职责，这对于新团队成员理解他们的任务和责任是非常有帮助的。

因此，正确答案是：D: 责任分配矩阵（RAM）。