元数据维护不当，造成无法精准检索

正确答案是：D: maintaining appropriate metadata on each document

专业分析：
在文档管理系统中，搜索功能的有效性依赖于每个文档的元数据（metadata）。元数据是描述文档内容、属性和结构的数据，例如标题、作者、日期、关键词等。当元数据不完整或不准确时，搜索功能可能无法正确索引和检索文档，从而导致已知文档无法被搜索到。

选项A（维护对所有文档的公共访问）与搜索功能无直接关系，主要涉及访问权限管理；
选项B（有效的数据质量指标）虽然重要，但通常与数据的准确性、完整性和一致性有关，而不是直接影响搜索功能；
选项C（数据隐私和保密程序）主要关注数据的安全性和隐私保护，也不会直接导致搜索功能失效。

因此，正确答案是D，因为只有维护适当的元数据，才能确保搜索功能能够有效地工作并返回正确的文档。